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会场的商务策划活动需要哪些因素?
2021/8/17

商业会议是企业为了解决某些问题或为达成某些目标而汇集在一起进行研讨、交流的活动,它需要一定规模的人数和必不可少的时间。它对促进公司内部交流,增强员工归属感以及确立公司运行方向等方面都有积极的推动作用。任何商务会议的组织都应提前策划,以确保整个商务会议策划都能按照计划执行,最后完成整个商务会议策划。

 


日前,在第十四届 TTG China中国旅游大奖上,杭州就荣获“中国最佳会议商务城市”奖。这是杭州在全球“办会指数”上升至74位之后,凭借“数字经济旅游十景”、40个会奖旅游(会展与奖励旅游)深度游产品、“杭州会议大使”等创新项目,首次摘得“中国最佳会议商务城市”荣誉。通过在杭州举办的这些会议,我们也可以具体的了解到要举办一场商务策划活动需要哪些因素。

 

01.会议名称

商务会议策划名称可以反映会议的基本信息。一般来说,它可以由以下几个方面组成:会议主办机构,会议主题,会议类型,会议时间,会议范围,参与对象等,会议名称必须用准确、规范的语言表述。商务会议策划不仅用于会议的“会议通知”,使参加者对会议有一个好的认识和准备,而且用于商务会议策划的宣传和扩大会议的效果。大中型会议的名称做成横幅和标语,作为会议的标志,放置在商务会议策划场地的前面或后面,称为“标志”。标识必须以全称使用,不得随意省略,以免因含义不当或不合理而引起误解。

 

02.会议主题

商务会议策划的主题是会议根据会议目标确定和讨论或解决的问题。这是会议活动的一个基本要素。商务会议策划的主题往往必须反映会议的目的和会议的主题。通常有两种情况产生话题:一种是由领导根据需要制定:另一种是秘书是经过调查研究后反馈给领导的意见,综合信息,然后由领导批准决定。商务会议策划在一些主要的代表会议,首先由大会秘书处的代表提出“建议“,然后提交经济及局审查和批准,可以成为商务会议策划的议程。会议的主题应当有适当的结构,以确保与会者能够充分讨论和表达他们的意见,并确保有效利用时间。

 

03.会议时间

需要注意的是商务会议策划的会议时间包括会议时间和会期两方面。选择合适的时间组合和安排合适的会议时间对整个会议的效率有重要影响。因此,会议时间的选择和会议时间的长短是商务会议策划中必须考虑的重要因素。

 

04.会议地点

会议地点是指举行会议的地点,也可以特指举行会议的地点。为使会议产生预期效果,应全面考虑场地面积、交通条件、服务水平以及环境和设备的适宜性等因素,取决于会议的性质和规模。就重要会议而言,在选择地点时必须考虑到这些会议的政治影响或经济影响。

 

05.会场布置

会场是会议进行中很重要的背景环境,所以在布置会场时一定要尽全力减少出现纰漏的可能。保证会议所以需要的设备能够正常使用,包括摄像机、电脑、投影仪等;为出席会议的人员准备的茶水点心、美化环境的会议桌花心都要精心布置,这些在商务会议策划方案中都要有详细体现。

06.会议总结

会后做好记录和跟踪会议结束之后并不就代表着会议工作的结束,反而是会议进入到更重要的阶段:会议精神落实和执行阶段。具体工作如下:1. 整理会议纪要,会议结束之后,最需要做的就是整理一份会议纪要。会议纪要的重点不是对会议过程和与会人员发言的记录,而是要明确会议成果及后续安排。一般公司的会议纪要都由记录员来编写,不过建议由会议的组织者来编写,会议组织者更加理解会议目的,也需要对会议结果负责。

 

一般来说,选择专业场地会省下不少麻烦,但相应地,专业场地的租金也会较昂贵。商务会议策划者应执行会议次数,确定租用时间,并结合自己的会议预算。选择适当的会议地点。


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